Apesar do antigo provérbio que diz que errar é humano, os erros não costumam trazer boas consequências, seja na vida pessoal, seja nos negócios. O mais importante é saber reconhecer as falhas e não tornar a cometê-las.
Nas Pequenas e Médias Empresas (PMEs), torna-se mais vital ainda conhecer e evitar erros contábeis recorrentes, pois eles prejudicam a produtividade e reduzem o potencial competitivo da organização.
Os erros de contabilidade podem ter diferentes causas, inclusive despreparo da equipe ou do funcionário interno que se responsabiliza pelo setor. Além disso, existem outros equívocos mais comuns que as PMEs cometem. Confira!
MISTURAR PESSOA FÍSICA E PESSOA JURÍDICA
Isso acontece quando você deve alguma conta pessoal e é a empresa quem paga. é um engano, nesse caso, achar que o dinheiro do caixa pode ser retirado a qualquer momento para cobrir dúvidas pessoais, feitas por pessoas físicas (o sócio, sua esposa, seus filhos).
Por esse motivo, você deve controlar e separar as contas empresariais e as finanças pessoais. Defina também uma remuneração para o gestor - o pró-labore. Esse valor poderá ser usado da forma que se julgar melhor, enquanto o capital de giro da empresa fica garantido.
NÃO ATUALIZAR OS LANÇAMENTOS
é importante fazer o lançamento periódico nos livros de contabilidade e fiscais, bem como a conciliação de extratos, contas e demonstrativos.
Deixar essas operações acumuladas porque não há tempo para se dedicar a elas resultará na desatualização dos relatórios e dos demonstrativos, que não fornecerão informações fidedignas sobre as condições financeiras do negócio. Claro que, desse modo, a tomada de decisões também será prejudicada.
A não atualização pode gerar o não pagamento de faturas e de contas mensais, comprometendo a empresa junto aos fornecedores de produtos e serviços.
ERRAR NOS CÁLCULOS
Entre os erros contábeis mais comuns está o de errar nas contas. A atualização dos valores pode ser feita de modo displicente ou com pouca atenção, o que facilita os erros de cálculo. Isso também acontece quando o responsável não tem muita afinidade com a atividade que realiza.
Os erros de digitação, a falta de conferência das informações e a desatualização sobre valores de tributos e alíquotas geralmente causam problemas financeiros e transtornos com os órgãos governamentais.
NÃO ORGANIZAR CORRETAMENTE OS DOCUMENTOS
Organizar os arquivos é muito importante para uma gestão de sucesso. Há documentos, especialmente fiscais, que precisam ser armazenados com segurança e conservados por um período de 5 anos. Mesmo considerando a digitalização do material, é necessário arquivá-lo em pastas e fazer backups para evitar sua perda definitiva.
Troca de contas, operações não lançadas nos livros e duplicidade de lançamentos são alguns dos problemas que a desorganização traz. As notas fiscais e todos os outros documentos devem ser bem guardados e ficar disponíveis sempre que for necessário recorrer a eles.
DEIXAR DE INVESTIR EM UM BOM SOFTWARE DE GESTÃO
Certamente, a tecnologia ajuda bastante a melhorar o nível de gestão contábil de qualquer empresa. Por isso, também é um dos erros contábeis mais graves não utilizar ferramentas adequadas para gerir a contabilidade.
Há, inclusive, softwares específicos para contabilidade, assuntos fiscais e finanças em geral. Eles automatizam processos, atualizam informações e conseguem realizar cálculos com mais precisão. Logo, o trabalho fica mais rápido e eficaz.
NÃO CONTAR COM OS SERVIÇOS DE UMA EMPRESA ESPECIALIZADA
As PMEs nem sempre podem arcar com os gastos de um setor contábil interno. Dessa forma, muitas delas improvisam, delegando tarefas a funcionários que não detêm conhecimento suficiente para gerenciar os aspectos contábeis da firma.
O ideal é terceirizar os serviços contábeis/fiscais, procurando empresas de contabilidade bem reputadas que vão organizar os documentos, fazer os lançamentos, preencher a folha de pagamento, além de prestar consultoria para esclarecer o gestor sobre assuntos pertinentes.
Hoje em dia, já é possível encontrar empresas que prestam assessoria e consultoria a distância. Os erros contábeis, com certeza, vão deixar de ser uma fonte de grandes prejuízos financeiros para sua empresa. Evite os riscos e otimize sua gestão!
Gostou do artigo? Que tal aprender mais sobre regimes tributários? As PMEs geralmente adotam o regime simplificado SN e, por isso, convidamos você a saber mais sobre ele, tirando suas dúvidas sobre o Simples Nacional! Não deixe de conferir o artigo em nossas redes sociais.
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